Mõnikord võiksite luua kirja, mille saadate paljudele erinevatele inimestele, kuid soovite, et selle teatavad osad oleksid iga adressaadi jaoks individuaalsed: osad, näiteks tervitused, nimi, aadress jne. Wordis parlance, see tähendab, et peaksite looma vormikirja, mida on tõesti lihtne teha.

Enne vormitähtedega alustamist veenduge, et teil oleks andmebaas juba koos kõigi väljadega, mida soovite lisada, juba seadistatud. Andmebaas võib olla sama lihtne kui Exceli arvutustabel veergudega ees- ja perekonnanimele, aadressile jne.

Word saab andmeid importida Excelist, Accessist ja tekstidokumentidest. Kui teil pole veel andmebaasi seadistust, saate selle alati Wordi sees luua, mida ma näitan teile, kuidas seda teha.

Loo vormikirjad sõnas

Alustuseks looge dokument, milles on tavaline tekst, nagu allpool toodud jõulukirja näide:

Paljas kiri

Pange tähele, kuidas sellel pole tervitusi, aadressi jms, sest need kõik lisatakse hiljem meie vormikirjas väljadena. Esimene asi, mida peate tegema, on klõpsata vahekaardi Postitused valikul Vali adressaadid:

Valige saajad

Sellega saate lisada inimesi, kes kirja saavad, või importida andmebaasifailist loendi.

Saaja rippmenüü

Kui soovite loendi Wordis luua, võite klõpsata nupul Tüübi uus nimekiri. Importimiseks klõpsake käsku Kasuta olemasolevat nimekirja. Selles näites kirjutame lihtsalt nimekirja välja.

Aadressiloend

Märkus. Kui lähete adressaatide loendit salvestama, palub Word teil luua kõvakettale loodava andmefaili.

Kui olete oma adressaatide loendi salvestanud, märkate, et paljud ikoonid, mis asuvad lindil Postitused, on nüüd klõpsatavad.

Vormikirjale väljade lisamise alustamiseks klõpsake dokumendis mõnda kohta, et näidata, kuhu soovite välja paigutada, ja klõpsake siis aadressiploki.

Aadressiplokk

See avab dialoogi Aadressiploki sisestamine.

Vaikimisi vormingus jätkamiseks klõpsake nuppu OK ja peaksite saama midagi sellist:

Aadressiplokk sisestatud

Järgmisena lisage pärast aadressibloki sisestusklahv, et teisaldada oma tekst allapoole rida, seejärel klõpsake tervitusjoone ikooni:

Tervitusliini ikoon

See avab dialoogi Sisesta tervitusliin.

sõna tervitusliin

Veelkord, lähme vaikevormingusse ja klõpsake lihtsalt nuppu OK.

Järgmisena tõstke esile, kus see öeldakse , paremklõpsake hiirel, valige Lõige ja seejärel märkige ruut Ära lisa sama stiili lõikude vahele ruumi.

See paneb aadressiploki õigesti rippuma, selle asemel, et selle iga osa vahele jääks tühi rida.

ära lisa tühja sõna

Seejärel klõpsake ribal vahekaardil Postitused asuvat ikooni Tulemuste eelvaade.

tulemuste eelvaade

Aadressiploki välja indikaatori asemel peaksite nüüd nägema Wordi dokumendis loetletud tegelikku sisu.

Esimene eelvaade

Kui olete eelvaate lõpetanud, klõpsake eelvaate väljalülitamiseks eelvaate tulemuste ikoonil. Järgmisena teiste väljade lisamise nägemiseks klõpsake lihtsalt mööda oma dokumendis oma praeguse asukoha määramiseks, seejärel klõpsake ikooni Insert Merge Field.

Kiire ühendamise välja ikoon

Peaksite midagi sellist saama:

Vahetu väli

Valige riik või piirkond ja klõpsake siis nuppu Sisesta.

Ühendamise väli sisestatud

Proovige uuesti tulemuste eelvaatel klõpsata, et näha, kuidas see välja näeb. Siin on minu näide allpool:

Riikide lisatud eelvaated

Nüüd, kui vormitäht on õigesti seadistatud, saate teha keerukamaid asju, näiteks reeglite seadistamist. Reeglid võimaldavad teil teatud saajate jaoks teksti näidata ja teiste eest peita. Alustamiseks klõpsake nuppu Reeglid.

Reeglid

Näete rippmenüüd, kus on mitu valikut, näiteks Küsi, Täida jne.

Reeglite rippmenüü

Valime oma näitena If… Siis… Else, mis viib meid järgmisesse dialoogi:

posti liitmise reeglid

Muutke välja nimi: väljaks Riik_või piirkond ja tippige väljale Võrdle:: USA. Järgmisena lisage mõni tekst kastidesse, kus on käsk Lisa see tekst ja muidu lisage see tekst.

Selles saates, kui saaja elab USA-s, lisab ta oma kirja teksti Merry Christmas, kõik teised aga sõnumi Seasons Greetings.

Kuidas see välja näeb, kui klõpsate nuppu OK ja siis nuppu Eelvaate tulemused.

Lisage sõnum Häid jõule

Järgmisena pange tähele jaotist Tulemuste eelvaade:

Tulemuste eelvaate jaotis

Kõigi väljasaadetavate tähtede sirvimiseks klõpsake siin numbrist vasakul ja paremal asuvaid noolenuppe (kui tulemuste eelvaade on sisse lülitatud). Nii saate enne printimist või e-postiga saatmist veenduda, et kõik teie kirjad näevad õiged välja.

Märkus. Menüü Valik vasteväljade menüüst Reeglid on andmebaasi väljade nimede sobitamiseks nende vastuvõtjate loendis olevate päise nimedega.

Selleks, et oleks hõlpsam näha, kuhu olete dokumendisse väljad lisanud, kasutage nuppu Esiletõstmise ühenda väljad.

Tõstke esile põllud

See on lülitus, mida saate oma äranägemise järgi sisse ja välja lülitada. Lõpuks, kui olete oma kirjaga rahul, klõpsake lõpetamise ja ühendamise ikooni:

Lõpeta ja ühenda

Peaksite saama selle kolme valikuga rippmenüü.

Valmis ja ühenda rippmenüü

Valige Redigeeri üksikuid dokumente, et Word liidaks kõik kirjad üheks suureks dokumendiks, mida saate enne printimist või e-postiga saatmist üle vaadata.

Nagu näete, pole Wordi abil vormikirjade loomine enam nii vapustav, kui see kunagi oli, ning saate dokumente kiiresti ja hõlpsalt luua ja saata. Kui teil on küsimusi, kommenteerige julgesti. Naudi!